અંગ્રેજીમાં સમયને નાણાં સાથે સરખાવ્યો છે. ‘Time is Money.’ કદાચ એથી જ અંગ્રેજો સમય પાલનમાં ચુસ્ત દેખાયા છે. સમયપાલન એ ખરેખર તો સમયના વહીવટનું એક અંગ છે. પરંતુ સમયને જયારે નાણાં સાથે સરખાવામાં આવે ત્યારે બે બાબતો નોંધપાત્ર બને છે. એક તો એ કે સમય ખૂબ કિંમતી છે. પૈસા જેમ વેડફવાનું આપણને પોસાય નહિ એમ સમય વેડફવાનું પણ પોસાય નહિ. વળી ક્યારેક આપણે આનંદપ્રમોદ ખાતર પૈસા બેફામ વાપરી નાખીએ છીએ એમ સમય પણ સુખ અને આનંદ માટે ખર્ચી શકાય, પરંતુ પૈસા ઉડાડતી વખતે પણ આપણે આગળ –પાછળનો વિચાર કરવો પડે છે. એ જ રીતે સમયનો ઉડાઉ ખર્ચ કરતી વખતે આગળ-પાછળનો વિચાર કરવો પડે. જીવનમાં આનંદ-પ્રમોદ અને હળવાશ જરૂરી છે. પરંતુ એનું આંધળું અનુસરણ નુકસાન પહોંચાડે છે. બીજી વાત એ છે કે મબલખ ધન ધરાવતી વ્યક્તિએ પણ પોતાના ખર્ચનું આયોજન કરવું પડે છે, જેને આપણે બજેટીંગ કહીએ છીએ. બજેટ બનાવીને ખર્ચ કરનારા બધા જ ખર્ચને ચુસ્ત રીતે વળગી રહી શકતા નથી. ક્યારેક ધાર્યા કરતાં વધુ ખર્ચ થઈ જાય છે તો ક્યારેક ઓછો પણ થાય છે. આવે વખતે આંતરિક ગોઠવણ કરવાની હોય છે, જેને આપણે ‘એડજેસ્ટમેન્ટ’ કહીએ છીએ. બજેટ બનાવીને ખર્ચ કરનારને ભાગ્યે જ ઝાઝી મુશ્કેલી પડે છે. સમયનું પણ એવું જ છે.
સમયનું બજેટિંગ કરનાર સમયનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કરી શકે છે. અહીં મર્યાદાઓ પણ છે. નાણાંના બજેટમાં ગરબડ થઈ જાય અને નાણાં ખૂટે તો ઉછીનાં લઈ શકાય છે કે ઉધાર રાખી શકાય છે. વધે તો બચાવીને એના પર વ્યાજ પણ કમાઈ શકાય છે. સમયમાં આવું થતું નથી. સમય ખૂટે તો ઉછીનો લેવાતો નથી. કદાચ ઉછીનો લઈએ તો પણ એ આપણી જ પાસેથી લેવો પડે છે. આવી જ રીતે સમય બચાવીને એને બેંકમાં મૂકી શકાતો નથી કે એના પર વ્યાજની કમાણી કરી શકાતી નથી. આથી જ સમયનું બજેટીંગ શકય તેટલું ચુસ્ત રાખવું પડે છે. માત્ર બજેટીંગ ચુસ્ત હોય એટલાથી વાત પતી જતી નથી. એના અમલમાં પણ એટલા જ ચુસ્ત રહેવું પડે છે. સમયના સફળ આયોજનની આ જ ચાવી છે.
‘પરફેકટ બજેટિંગ’ અને ચુસ્ત અમલીકરણ માટે કેટલીક બાબતો ધ્યાનમાં રાખવા જેવી છે. આમાંની કેટલીક બાબતોને બજેટ-મેકીંગ સાથે સીધો સંબંધ ન હોવા છતાં એ અમલીકરણમાં ખૂબ મહત્ત્વનો ભાગ બજવે છે.
1. સમયનું વાસ્તવિક ભાન: Actual Know-how of Time
કોઈ પણ કામ હાથ પર લેતાં પહેલાં આપણી પાસે કેટલો સમય છે અને એ કામ પાછળ આપણે કેટલો સમય ફાળવી શકીએ છીએ એનો ચોક્ક્સ ખ્યાલ હોવો જરૂરી છે. ઘણી વાર આપણે કહીએ છીએ, “અડધો-પોણો કલાક થશે.” ક્યારેક કહીએ છીએ “કલાક-દોઢ ક્લાક્માં આવું છું.” આ બયાન આડેધડ છે. એનો અર્થ એ થાય કે અડધા અને પોણા કલાક કે એક અને દોઢ ક્લાક વચ્ચેના ગાળાથી આપણે સભાન નથી. સમયના વાસ્તવિક ભાન માટે આપણા અનુભવોનું નિરિક્ષણ કરવું પડે. આપણે ભાગ્યે જ કદી સભાનતાથી નિરીક્ષણ કરીએ છીએ કે આપણને અમુક ચોક્ક્સ કામ આટોપતાં કેટલી વાર લાગે છે. કોઈ પૂછે તો કહી દઈએ છીએ, “બસ,પાંચ મિનિટમાં જમીને આવું છું!” ખરેખર તો જઈને આવતાં જ દસ મિનિટ થતી હોય છે અને જમતાં બીજી વીસ મિનિટ. આ રીતે ખાતાં, નાસ્તો કરતાં, નહાતાં, બસ-સ્ટેન્ડ સુધી પહોંચતાં કે અન્ય રોજિંદા કામોમાં આપણને ચોક્કસ કેટલો સમય લાગે છે એનો જો વાસ્તવિક અંદાજ ન હોય તો બજેટ બગડી જાય છે. એવી જ રીતે કોઈ કામ પૂરું કરતાં કેટલો સમય લાગશે એનો વાસ્તવિક અંદાજ કાઢવો જરૂરી બને છે. જેમ કે ગૃહિણીને રસોઈ બનાવવાની હોય તો એ વિચારશે કે બે-અઢી કલાક લાગે. પરંતુ દરેક કામની ચોક્ક્સ ગણતરી કરે તો એ સમજાય કે એ કામ દોઢ કલાકમાં જ પતી જાય છે. આડેધડ વિચારી લેવાનું નથી, શક્ય તેટલી ચોક્સાઈ સાથે ગણતરી કરવાની છે.
2. શિસ્તનું મહત્ત્વ: Importance of Discipline
સમયના આયોજન અને પાલનમાં શિસ્તનું ખૂબ મહત્ત્વ છે. કેટલાક લોકો જડતાની હદે સમયની શિસ્તને અનુસરે છે. આ શિસ્ત એટલે પોતે નક્કી કરેલાં કાર્યો પ્રત્યેની વફાદારી છે. પોતે પોતાનું જ કહ્યું ન કરીએ તો બીજાને શું કહી શકીએ? ઘણી વાર એવું બને છે કે આપણે અમુક કામ નક્કી કર્યા પછીયે આળસ અથવા અન્ય કોઈ રસમાં ખેંચાઈ જઈએ છીએ. પરિણામે આપણે આપણી જ જાતને વફાદાર રહેતા નથી. સવારે છાપું વાંચતાં પોણો કલાક થતો હોય, પરંતુ વચ્ચે નાસ્તો કરીએ, ટી.વી જોઈએ, વાતો કરીએ, યાદ આવે એટલે બે ફોન કરી આવીએ–એટલે સરવાળે અઢી કલાકે પણ છાપું અધૂરું જ રહે છે. શિસ્તનો અભાવ સમય બગાડે છે.
3. અગ્રતાનું નિર્ધારણ: Deciding Priorities
આપણે કોઈ એક જ કામ કરીને બેસી રહેવાનું હોતું નથી. ઑફિસમાં હોઈએ કે ઘરમાં, આપણી નજર સામે અનેક કામો હોય છે. આપણે ઊંડાણથી વિચારતા નથી ત્યાં સુધી આપણને બધાં જ કામો અગત્યનાં લાગે છે. ઘણી વાર આવી પરિસ્થિતિ હોય ત્યારે આપણે શૂન્યમનસ્ક થઈ જઈએ છીએ અથવા સામે પડેલાં કામોને ટી.વી જોવાની કે ફિલ્મ જોવાની યા ગમે તે મેગેઝીન લઈને એકાદ લેખ વાંચી જવાની, ખાવાની કે અકારણ આંટાફેરા કરવાની નિરર્થક પ્રવૃત્તિ કરીએ છીએ. પરિણામે કામ એની જગાએ જ રહી જાય છે. અહીં વિચારવાનું જ એ છે કે આપણને દસ કામો અગત્યનાં લાગતાં હોય તો પણ દસે-દસ એક સાથે કરી શકાતાં નથી. આપણી થાળી પીરસાઈ હોય, ખૂબ ભૂખ લાગી હોય, દસ રોટલી, કેરીનો રસ, કારેલાંનું શાક, ઢોકળાં અને કચૂંબર બધું જ ભાવતું હોય, છતાં આપણા મોંનું કદ જોતાં આખી થાળી મોંમા ભરી દેવાતી નથી. વારાફરતી જ ખાવું પડે છે. બહુ બહુ તો રોટલીના ટુકડા અને શાક્નાં બે ફોડવાનું સંયોજન થઈ શકે છે કામનું પણ એવું જ છે. બધાં જ કામો એક સાથે ન થઈ શકે. વારાફરતી જ કરવાં પડે.
હવે મૂંઝવણ એ થાય છે કે પહેલું કામ કયું કરવું? આ માટે થોડી વૈજ્ઞાનિક પધ્ધતિ અપનાવવા જેવી છે. આપણને ખૂબ જ અગત્યનાં લાગતાં હોય કે કરવા જરૂરી જણાતાં હોય એવાં કામોની યાદી બનાવવી પડે. આવી યાદી તૈયાર થઈ ગયા પછી એક પછી એક કામને તપાસીને અગ્રતા નક્કી કરવી પડે. અગ્રતાને ત્રણ કક્ષામાં વહેંચી નાખીએ તો કામ સરળ થઈ જાય. ધારો કે આપણે દસ કામોની યાદી બનાવી છે. હવે આમાંથી ક્યાં કામો સૌથી અગત્યનાં યાને Most Urgent છે એ નક્કી કરવાનું છે. એ ત્રણમાંથી પહેલું ક્યું કામ કરવું જ પડે એમ છે એટલું નક્કી કર્યા પછી ક્રમ પ્રમાણે બીજું અને ત્રીજું કામ મૂકીએ. હવે વિચારવાનું એ છે કે એવાં ક્યાં કામો છે જે કરવાં ખૂબ જરૂરી છે, પરંતુ તાત્કાલિક કરવાં અનિવાર્ય નથી. જે કામો થોડી રાહ જોઈ શકતાં હોય એમને મધ્યમ અગ્રતા આપવી પડે. ધારો કે આવાં બીજાં ત્રણ કામ આપણે અલગ તારવ્યાં. હવે વિચારવાનું એ છે કે બાકી રહેલાં કામો ગમે ત્યારે કરીએ કે તાત્કાલિક ન કરીએ તો કોઈ મોટું નુકસાન તો નથી થવાનું ને? એ પછી વિચારવાનું એ રહે છે કે આ તૃતીય અગ્રતાનાં કામો આપણે જાતે જ કરવાં જરૂરી છે કે પછી એ કોઈને સોંપીએ તો ચાલે? આ બહુ અગત્યની વાત છે. આજના યુગમાં દરેક કામની વહેંચણી થયેલી છે. સ્કૂટર બગડયું હોય અને આપણને સમજ પડતી હોય છતાં એ કામ મિકેનિકનું છે. કોઈ મહિલા અધ્યાપકે પોતાનું લૅક્ચર તૈયાર કરવાનું હોય ત્યારે ટેબલકલોથની કિનાર જાતે સાંધવા બેસે ત્યારે તેની અગ્રતાઓની ગરબડ એને પરેશાન કર્યા વિના નથી રહેતી. જે કામો બીજાને સોંપી શકાતાં હોય એ જાતે જ કરવાનો આગ્રહ સમયના આયોજનનો સૌથી મોટો અવરોધ બની રહે છે.
4. ના પાડવાની કળા: Art of Saying ‘No’
સમયના આયોજનનો સૌથી મોટો અવરોધ ના પાડવાની અણઆવડતમાં જોવા મળે છે. કેટલાક માણસો અતિ નમ્ર, વિવેકી અને કહ્યાગરા હોય છે. પોતે જે કામ કરતા હોય એ બાજુએ મૂકીને પણ વડીલની કે ઉપરીની ફરમાઈશ માથે ચડાવે છે. ઘણી વાર ઘણા લોકો સમજયા વિના જ કામ લઈને આવી જાય છે. કોઈને ના નહિ પાડવી એ આપણી સાંસ્કૃતિક નબળાઈ છે. એક લેખક-મિત્રનો નિત્યક્રમ હતો. તેઓ રોજ સવારે ૭ થી ૧૦ રૂમ બંધ કરીને લખવા બેસી જતા હતા. આ સમય દરમિયાન કોઈ મળવા આવે તો ઘરનાં સભ્યો બહારથી જ ના પાડી દેતા. ફોન આવે તો પણ દસ વાગ્યા પછી મળશે એમ કહી દેવામાં આવતું. બહુ અગત્યનું કામ હોય તો ઘરનાં સભ્યો સંદેશો લઈ લેતાં. ધીમેધીમે પરિચિતોને ખબર પડતી ગઈ અને એક સમય એવો આવ્યો કે અતિ અગત્યનું કામ ન હોય ત્યાં સુધી કોઈ મળવા પણ ન આવે કે ફોન પણ ન કરે. અલબત્ત, કોઈને અપમાનજનક લાગે એ રીતે આપણે ના ન પાડીએ. પરંતુ ના કહેવાની, મુદત નાખવાની કે અશક્તિ જાહેર કરવાની સલૂકાઈભરી પધ્ધતિ અવશ્ય અપનાવી શકાય છે. આ રીતે ના પાડતાં આવડે તો સમયનું આયોજન અને અમલીકરણ અતિશય સરળ થઈ જાય છે.
5. વ્યવસ્થા અને સંગઠન: Planning and Organization
બહુધા જોવા મળ્યું છે કે મોટા ભાગના લોકો ભારે અવ્યવસ્થામાં જ જીવતા હોય છે. આપણાં ઘર અને ઑફિસ અવ્યવસ્થાનું જંગલ બની ગયાં હોય એવો અહેસાસ થાય છે. ઘરમાં સવારે કેટલાંક દ્રશ્યો બહુ સામાન્ય થઈ પડે છે. નહાવા જતી વખતે ટુવાલની શોધ ચાલે, નાહીને નીક્ળ્યા પછી કાંસકો શોધવામાં પાંચ મિનિટ નીકળી જાય, તૈયાર થતી વખતે મોજાં ન મળે, એક મોજું કબાટમાં હોય અને બીજું તાર પર લટકતું હોય. રસોડામાં ગૃહિણીને પણ શાક સમારતી વખતે ચપ્પુ શોધવું પડે, સાણસી શોધવી પડે. આ બધું અવ્યવસ્થાનું પરિણામ છે. દરેક વસ્તુની એક ચોક્ક્સ જગા નક્કી કરવી પડે છે અને જે વસ્તુ જ્યાંથી લીધી હોય ત્યાં પાછી મૂક્વાની ટેવ પડે તો સરવાળે સમયનો અદ્ભૂત બચાવ થાય છે. બીજી રીતે કહીએ તો સમય વેડફાતો અટકે છે. ઑફિસમાં પણ ફાઈલોના ગમે તેમ ઢગલા કરવાથી જરૂર ઊભી થાય ત્યારે ચોક્ક્સ ફાઈલ શોધી કાઢતાં નાકે દમ આવી જાય છે. આ ટેવ પાડવી અઘરી નથી. થોડીક સભાનતા ઘણો લાભ આપી જાય છે. એક મિત્રને એવી ટેવ કે સાંજે ઑફિસેથી ઘેર આવે એ પછી જ્યાં બેસે ત્યાં જ બેગ મૂકે અને બૂટ કાઢીને બેસી જાય. એક દિવસ એવું બન્યું કે તેઓ ઑફિસેથી આવ્યા અને પડોશીએ કોઈક કામ માટે બોલાવ્યા. તેઓ સીધા જ પડોશીને ત્યાં ગયા. બેગ મૂકી, બૂટ ઉતાર્યા અને વાતે વળગ્યા. અડધા કલાક પછી ઊભા થઈને ઘેર ગયા. સવારે તૈયાર થઈને બૂટ શોધવા માંડયા. યાદ આવ્યું કે બૂટ અને બેગ તો પડોશીને ત્યાં છે. જોયું તો પડોશી મિત્ર ઘર બંધ કરીને વહેલા નીકળી ગયા હતા. બેગમાં અગત્યના કાગળો હતા અને એ જ દિવસે ભરવા માટેનો ચેક હતો. છેવટે બેગ વિના અને ચંપલ પહેરીને એમને જવું પડયું. એ દિવસનું કામ બગડયું એ નફામાં.
6. કામ પૂરું કરવાનો નિયમ: Law of Completing the Tasks
વ્યવસ્થા જાળવવામાં કામ પૂરું કરવાનો નિયમ ખૂબ ઉપયોગી છે. વગર વિચાર્યે અને ઉત્સાહમાં આવીને આપણે કોઈક કામ હાથ પર લઈએ અને પછી વિવિધ કારણોસર એને અધૂરું મૂકીએ ત્યારે પણ ગરબડ સર્જાય છે. આથી બને ત્યાં સુધી હાથ પર લીધેલું કામ પૂરું કરવાની ટેવ પાડવી જરૂરી છે. ક્યારેક કોઈક કામ ખૂબ સમય માગી લેનારું હોય અને એક બેઠકે પતે એમ ન હોય ત્યારે એને જુદા જુદા તબક્કામાં વહેંચી નાખવું પડે છે. ખરેખર તો ઘણી સૂક્ષ્મ આદત આ માટે જરૂરી બને છે. કેટલાક લોકો દાઢી કરી લીધા પછી રેઝર, બ્રશ વગેરે જેમનાં તેમ મૂકીને ઊભા થઈ જાય છે. બીજા દિવસે દાઢી કરવા જાય ત્યારે બ્લેડને કાટ ચડી ગયો હોય છે. નહાતી વખતે શેમ્પૂની બોટલનું ઢાંકણું ખોલશે, શેમ્પૂ લેશે, પરંતુ ઢાંકણું બંધ નહી કરે. સૂક્ષ્મ રીતે જોવા જઈએ તો દાઢી કરવાની કે માથું ધોવાની ક્રિયા અધૂરી જ રહી ગણાય. પછી આ કુટેવ બીજે બધે જ અસર કરે છે.
7. સ્વ-મૂલ્યાંકન અને જાગૃતિ: Self-Analysis and Awareness
સમયનું આયોજન કરીને અમલ કર્યા પછી એના સ્વ-મૂલ્યાંકન અને એ વિષેની જાગૃતિ અંગે પણ વિચાર કરવો અનિવાર્ય છે. સ્વ-મૂલ્યાંકનનો અર્થ એ નથી કે આપણે ખુદ આપણી ટીકા જ કરવી. જે કામ થયું છે અને જે રીતે થયું છે એના પર નજર નાખવાની છે. સમય પ્રત્યે જાગ્રત રહેવાનું છે. આટલું કરવામાં આવે તો આપણા આયોજનમાં સતત સુધારો થતો રહે છે.
સમયનું આયોજન કરીને પૂર્ણ કરેલું કામ ખૂબ સંતોષ આપે છે, એટલું જ નહિ આપણને આપણી જાત પ્રત્યે માન થાય છે અને નવા કામ માટે ઉત્સાહ પ્રગટે છે. અધૂરું કામ અજંપો અને અસંતોષ આપે છે. જે સરવાળે નિષ્ફળતા અને હાર આપે છે. મહાકવિ ગેટેએ પણ કહ્યું છે કે આપણે આપણા પ્રત્યેક દિવસનું મૂલ્ય સમજીએ તો એનાથી વધુ પ્રશંસાનીય વર્તન બીજું કોઈ નથી.
